Comment organiser un déménagement de bureaux réussi ? C’est une question relativement complexe puisque cela implique beaucoup de facteurs. En fait, c’est un travail qui demande une préparation minutieuse. Après tout, vous ne pouvez pas simplement jeter toutes vos affaires dans des cartons et les déplacer le lendemain. Vous devez être prêt à faire face à toutes sortes d’imprévus. Cependant, vous pouvez au moins éviter les écueils qui peuvent freiner le processus. Voici quelques conseils pour réussir son déménagement.
Le processus de déménagement
Le déménagement de bureau, c’est la crainte de tous les employés. Vous devez déménager au travail ? Vous n’avez aucune idée sur le processus de déménagement ? Les choses peuvent être rendues un peu plus faciles en préparant soigneusement ce que vous avez à faire. Voici une liste des étapes à suivre pour que votre déménagement soit réussi.
Informer les salariés sur le déménagement
Une fois que vous avez pris la décision de changer de locaux, il est nécessaire d’informer les salariés autour des travaux de déménagement. Cela permet de garder le bon déroulement du travail. Il permet également de donner le temps nécessaire aux collaborateurs pour préparer le transfert et d’organiser matériellement et psychologiquement le déménagement de leur services et équipe. Un déménagement mal organisé peut être une source d’appréhension et de conflits entre les collaborateurs.
Il est important de rassurer et impliquer les collaborateurs dans le déménagement en réalisant :
Une visite organisée des nouveaux bureaux.
Un concours d’idées.
Des enquêtes pour recueillir leurs avis.
Chercher des bureaux adaptés aux besoins de l’entreprise
Pour trouver les locaux adaptés aux nouveaux besoins de votre entreprise, il est nécessaire de faire une bonne recherche. Voici quelques méthodes à suivre lors de la recherche de vos nouveaux locaux :
Mettre en place une annonce sur un site spécialisé ou sur un journal spécialisé.
Recourir aux services d’une agence immobilière.
Parcourir les annonces de baux professionnels dans des journaux.
Effectuer une recherche sur des sites internet spécialisés.
Il faut bien préciser et identifier vos besoins afin de trouver les bons résultats.
Désigner un responsable déménagement
Une fois que vous avez trouvé le local qui répond le mieux à vos besoins, il faut passer à la planification et l’organisation de votre déménagement. Pour ce faire, un cahier des charges minutieux accompagné d’un calendrier planning détaillé vous aidera à mieux maîtriser le déroulement de votre déménagement et d’éviter les oublis et les imprévus.
Pour assurer le bon déroulement des travaux, il faut lister les différentes tâches et activités liées au déménagement. Il est important de rappeler que la désignation d’un responsable du déménagement par équipe est indispensable pour la coordination de toutes les opérations logistiques au niveau de l’entreprise.
Comparer les devis de déménageurs
En vous basant sur le cahier des charges et sur le calendrier des opérations, vous aurez l’opportunité d’estimer la charge de travail et planifier toutes les activités. Une fois que vous avez choisi la date du déménagement, vous pouvez demander des devis pour le transport de vos biens. N’hésitez pas à en demander plusieurs auprès de différentes entreprises de déménagement pour comparer les prix.
Préparer et mettre en place les étiquettes des cartons
Le déménagement de plusieurs bureaux peut être une source de stress et de fatigue. C’est pourquoi, il est important de bien planifier les travaux. Avant de mettre les équipements en cartons, il est très utile de faire le tri des papiers et dossiers et de se débarrasser de toute chose inutile. De même, par rapport au mobilier, vous pouvez vous débarrasser de meubles non fonctionnels et obsolètes. Une fois que vous avez terminé le tri, vous pouvez commencer à emballer tous les équipements et dossiers. Il est fortement recommandé d’identifier clairement les cartons en y apposant votre nom et le contenu précis du carton afin que les déménageurs puissent dispatcher correctement les cartons.
Veiller sur les formalités administratives
Il est impératif de déclarer la nouvelle adresse professionnelle auprès des administrations françaises ainsi qu’auprès de vos partenaires, clients et prestataires par un simple courrier ou par mail. Il est également nécessaire de modifier l’adresse sur tous vos documents à savoir cartes de visite, brochures, lettres à en-têtes, etc.
Assurer le transfert des équipements informatiques
Les équipements informatiques et les données Internet représentent l’organe stratégique de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle, il est nécessaire d’en prendre soin et de mettre tout en œuvre afin d’assurer le bon transfert en toute sécurité.
Il est préférable d’effectuer le déménagement des équipements informatiques dans les derniers jours qui précèdent l’emménagement afin de perturber le moins possible la productivité de l’entreprise. Il est conseillé de dresser un inventaire détaillé de l’ensemble du matériel informatique et d’étiqueter soigneusement les différents appareils.
Faire le ménage des anciens locaux
Une fois que les locaux anciens sont vidés , il faut effectuer les travaux de ménage nécessaires. Pour organiser un ménage approfondi, il est important de confier cette tâche à une entreprise de nettoyage professionnelle. Cela vous permettra d’éviter toute déconvenue et de mieux vous concentrer sur la phase d’emménagement.
Quelques astuces pour réussir le jour J
Si vous avez respecté le planning mis en place, le jour J ne sera qu’une simple formalité, un simple déplacement d’un lieu à un autre !
Si vous avez bien étiqueté les cartons, les déménageurs n’auront qu’à les dispatcher. Pour éviter la perturbation de votre entreprise, il est préférable de planifier le déménagement durant le week-end.
Enfin, il est recommandé pendant les jours qui précèdent le déménagement de mettre en place une cellule d’aide afin de résoudre tous les petits soucis post-déménagement à savoir un téléphone qui ne fonctionne plus, un ordinateur qui ne se connecte pas au réseau, etc.